Wie du sicherlich schon mitbekommen hast, liebe ich das Projektmanagement Tool Asana. 

Mir ist bewusst, dass es ganz viele gibt, die super gerne mit Trello arbeiten. Und auch ich habe zu Beginn mit Trello gearbeitet. Seitdem ich aber zu Asana gefunden habe, ist und bleibt es mein absolutes Lieblings-Projektmanagementtool Nr. 1. 

Da ich beide Tools genutzt habe, kann ich aus meiner Erfahrung einen direkten Vergleich durchführen und dir gleich 7 Gründe nennen, wieso ich Asana lieber nutze als Trello. 

Grund Nr. 1 – Auswahl zwischen Listen-, Board- und Kalenderansicht

I am sorry to say, aber wenn es um die Planung geht, bin ich einfach kein Fan von der Board-Ansicht. Zum Brainstorming finde ich sie super. Und ja klar, sie ist optisch einfach direkt für die Methode KANBAN umsetzbar. Aber das wars auch schon. 

Sobald das Projekt oder die Planung komplexer werden, summieren sich die einzelnen Karten. Du musst ständig nach unten scrollen. Dabei geht die Übersichtlichkeit einfach komplett verloren. 

Bei Asana hast du neben der Board- und Kalenderansicht auch noch die Listenansicht zur Auswahl. Hier werden die einzelnen “Karten” direkt als Aufgabe aufgelistet. Du kannst die Aufgaben dann sogar nach verschiedenen Kriterien wie z. B. der Fälligkeit oder der Verantwortlichkeit sortieren. Dies alles geht in der Board- oder Kalenderansicht nicht. 

Auch die ersten Unteraufgaben sind in der Listenansicht direkt ersichtlich. Und das ohne, dass du die Aufgabe extra öffnen musst. 

Grund Nr. 2 – Große Aufgaben lassen sich runterbrechen

Mit Asana hast du die Möglichkeit, größere Aufgaben in kleinere Unteraufgaben runterzubrechen. Dies ist bis in die 5te tiefere Ebene möglich. Wieso “nur” bis in die 5te Ebene und nicht noch tiefer? Ganz einfach, weil Asana dir bei deiner Projektplanung wirklich helfen möchte. 

 “It’s all starts with one task” (Asana)

Wenn du tatsächlich an einem Punkt gerätst, an welchem du eine Aufgabe noch tiefer zerlegen möchtest, dann solltest du noch einmal an deiner Projektstruktur arbeiten. Wenn sich unter einer Aufgabe so viele kleinere Aufgaben befinden, die wiederum unterteilt werden müssen, dann macht es mehr Sinn, dass du deinem Projekt einen weiteren Abschnitt hinzufügst.

In der Regel solltest du, alleine schon für die Übersichtlichkeit, nicht tiefer als die 3te Ebene gehen.

“Even the biggest Goals are made of small tasks”

Im Vergleich zu Trello  hast du aber eben die Möglichkeit, tiefer in eine Aufgabe zu tauchen und auch die Unteraufgaben nochmal zu unterteilen, ohne dass diese direkt in die erste Ebene gelangen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn du bei einer Aufgabe z.B. merkst, dass du noch andere kleine Schritte hast, die du nicht direkt abarbeiten kannst. 

Grund Nr. 3 – Wiederkehrende Aufgaben

Wusstest du, dass du mit Asana auch wiederkehrende Aufgaben erstellen kannst? 

Diese Funktion habe selbst ich ganz neu lieben gelernt und ich finde sie einfach nur genial.  Wiederkehrende Aufgaben, wie z. B. die Durchführung deiner Buchhaltung, musst du so nur einmal in Asana anlegen. 

Um in deiner Aufgabe eine Serie zu hinterlegen, musst du den Kalender im Fälligkeitsdatum öffnen. Ganz unten sind zwei Symbole abgebildet. Die Uhr kannst du z. B. nutzen, um einer Aufgabe zusätzlich zum Datum eine Uhrzeit zu geben. Das zweite Symbol, der Zirkel aus zwei Pfeilen, ist das was du für die Serie benötigst.

Wenn du auf dieses Symbol klickst, öffnet vergrößert sich das Kalenderfenster. Wie du in der Abbildung sehen kannst, stehen dir verschiedene Optionen für die Serie zur Auswahl.

Ich finde diese Funktion einfach so genial! Und soweit ich weiß, gibt es diese Möglichkeit bei Trello noch nicht. 

Grund Nr. 4 – Projektboards öffentlich oder Privat 

Eine weitere Sache, die ich an Asana so liebe, ist, dass du innerhalb eines Workspaces eine Vielzahl an Projekt-Boards einrichten kannst. Dabei kannst du zwischen den drei Boardarten variieren. 

Nutzt du deinen Workspace nicht alleine, kannst du bei der Erstellung entscheiden, ob er privat oder für alle Mitglieder des Workspaces öffentlich sein soll. 

Du hast auch die Möglichkeit, ein Projekt-Board nicht allen Mitgliedern eines Workspaces freizugeben, sondern nur ausgewählten Mitgliedern. Nur diese können dann den Inhalt des Projekts sehen und hier interagieren. 

Tipp: Wenn du mit Kunden zusammen arbeitest, kannst du so ein Board in Ruhe im privaten Modus einrichten und sobald es fertiggestellt ist im Workspace freigeben. 

Grund 5 – Aufgaben und Content ist recyclebar

Ein weitere Grund, warum ich Asana so liebe ist, dass du Aufgaben ganz einfach duplizieren kannst. Wenn du deinen Content in Asana planst und gut pflegst, kannst du diesen ganz einfach recyceln und wiederverwenden. Es ist alles nur eine Frage der richtigen Pflege!

Wenn du genau wissen möchtest, wie dies geht, dann habe ich hier ein Workbook für dich: Wie du dein Redaktionsplan in Asana erstellen kannst. 

In diesem Workbook zeige ich dir, wie du deinen Contentplan in Asana erstellen kannst. Ich gebe dir ein paar Content Ideen mit an die Hand und zeige dir auch, wie du bei richtiger Pflege deinen Content ganz easy recyceln kannst!

Grund 6 – diverse kostenlose Verknüpfungen zu anderen Tools

Glaube mir, wenn ich dir sage, dass Asana dir deine tägliche Arbeit und deine Planung erleichtern möchte und wird. Aus diesem Grund gibt es bei Asana eine Vielzahl, ja ich meine wirklich eine Vielzahl, an Verknüpfungen und Add-Ons die du installieren und nutzen kannst. Und das komplett for free!

Die Verknüpfung von Asana mit deinem Kalender ist z. B. eine, die ich für mein Zeitmanagement absolut nicht mehr missen möchte.

Wenn du wissen möchtest, wie du diese Verknüpfung einrichten kannst, dann lade dir hier mein Freebie herunter. Hier erkläre ich dir wirklich Schritt für Schritt wie du vorgehen musst. 

Du kannst dich außerdem in den kommenden Wochen über zwei weitere Freebies von mir freuen. Hier werde ich dir zeigen, wie du Asana mit deinen E-Mails und auch mit einem Kommunikationstool wie z. B. Slack verknüpfen kannst. 

Melde dich hier zu meinem Newsletter an und ich informiere dich direkt, sobald das nächste Freebie online geht 🙂 

Grund 7 – Die Übersichtlichkeit

Was ich extrem an Asana liebe, ist die Übersichtlichkeit. Oben links befindet sich die Inbox, die dich über neue Aktivitäten und Kommentare informiert. Ebenfalls dort sind die eigenen Aufgaben, die eine schnelle Übersicht von allen zugeordneten Aufgaben gibt. Weiter unten sind alle Projekt-Boards abgebildet und man kann ganz easy von einem zum anderen Board wechseln. Ich liebe es auch, dass die Anpassung oder Erstellung von Aufgaben in der Board-, Listen- oder Kalenderansicht gleichermaßen möglich ist. Dass du innerhalb eines Projekts zwischen diesen Ansichten wechseln kannst. Und auch, dass sich eine Änderung der Aufgabe durch alle Ansichten zieht.

So, das waren jetzt einmal 7 Gründe, wieso ich Asana so liebe und so viel lieber nutze als zum Beispiel Trello. Natürlich gibt es noch mehr Gründe, aber ich denke diese 7 haben es schon in sich und reichen an dieser Stelle aus. 

Falls du noch Fragen hast, dann schreib mir doch gerne oder lass mir einen Kommentar da. Ich freue mich auch sehr, wenn du mir verrätst, wie du dich organisierst und welches Tool du nutzt.