Du kannst dir schon grob etwas darunter vorstellen, aber wie eine Zusammenarbeit mit einer Virtuelle Assistentin aussieht, ist dir noch unklar. Außerdem fragst du dich, ob die Virtuelle Assistenz überhaupt ein richtiger Beruf oder vielmehr eine Modeerscheinung ist und wie der Markt an Virtuellen Assistenten in Deutschland tatsächlich aussieht.
Perfekt! Dieser Blogartikel befasst sich genau mit diesen Fragen.
In diesem Artikel erfährst du, was eine VA eigentlich ist und du erhältst Daten und Fakten zu der Berufsgruppe, in der sich auch die Virtuellen Assistenten tummeln. Des Weiteren verrate ich dir, wie eine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin abläuft und welche Tools für die Zusammenarbeit benötigt werden.
Was ist eigentlich eine Virtuelle Assistentin?
Eine Virtuelle Assistentin steht ihren Kunden als externe Dienstleisterin unterstützend zur Seite. Im Gegensatz zu einer normalen Assistentin ist sie also keine direkte Angestellte. Sie ist selbstständig tätig und arbeitet orts- und zeitunabhängig. Hierdurch ist es durchaus möglich, dass der Kunde in Deutschland und die Virtuelle Assistentin beispielsweise in Mexiko, Bali oder London sitzt. Sollten sich die VA und der Kunde am selben Ort befinden, ist ein persönliches offline Treffen natürlich dennoch möglich.
Ermöglicht wird die virtuelle Zusammenarbeit durch die voranschreitende Digitalisierung und des technischen Fortschritts. Denn egal ob Groß- oder Kleinunternehmen, sie nutzen digitale Kommunikationsmittel für ihren Informationsaustausch, Absprachen und Standortübergreifende Meetings.
Welche Einsatzbereiche gibt es?
Der Einsatzbereich einer VA ist hierbei sehr vielfältig und von folgenden Faktoren abhängig. Erstens ist es abhängig vom Dienstleistungsangebot der Virtuellen Assistentin und ihrer Bereitschaft auch zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Und zweitens davon, welche Aufgaben der Kunde auslagern möchte und wie wichtig ihm die Expertise der VA ist. Einige Auftraggeber geben ihrer VA sogar die Chance, durch die Zusammenarbeit neue Dinge zu erlernen und so gemeinsam zu wachsen.
Dabei kann der Kunde alle Aufgaben auslagern, die nicht zum Kern seines Unternehmens zählen. Durch die Unterstützung der VA erhält der Kunde, die entsprechende Expertise auf diesem Gebiet. Des Weiteren erhält er seine wertvolle Zeit zurück und kann sich auf sein Kerngeschäft fokussieren.
Markt- und Branchenentwicklung der Virtuellen Assistenz in Deutschland?
In Amerika gibt es die Virtuelle Assistentin schon seit den 90er Jahren. Nach der 2008 veröffentlichten deutschen Buchversion von Tim Ferris Bestsellers “Die 4 Tage Woche”, fand der Beruf der Virtuelle Assistenz auch in Deutschland Einzug.
Auf der Suche nach mehr Informationen zum Beruf der Virtuellen Assistentin, wirst du jedoch schnell drei Dinge feststellen:
Erstens, du erhältst eine Menge von gleichen Informationen, die kaum durch Studien gestützt werden. Zweitens, es ist ein Wachstum von Virtuellen Assistenten in Deutschland online spürbar und wird auch durch vereinzelnte Statistiken prognostiziert. Und drittens, trotz der Prognosen gibt es dennoch keine offiziellen Zahlen über die genaue Anzahl von Virtuellen Assistenten in Deutschland oder deren Entwicklung.
In meiner intensiven Recherche bin ich dann doch fündig geworden. Ich fand die Langzeitstudie zur Entwicklung der selbstständigen Erwerbstätigen in der BRD mit dem dazugehörigen Forschungsbericht 545. In diesem Forschungsbericht wird die Entwicklung der selbstständigen Erwerbstätigen in der BRD seit den 90er Jahren erforscht und zuletzt im im April 2020 aktualisiert.
Die offiziellen Zahlen der Langzeitstudie:
In Deutschland beläuft sich die Zahl der selbstständigen Erwerbstätigen auf über 4 Mio., wovon 2,32 Mio. Solo-Selbstständige sind. Also Selbstständige, die keine eigenen Mitarbeiter haben. Die Virtuelle Assistenz zählt ebenfalls zu den Solo-Selbstständigen. Von diesen Solo-Selbstständigen sind rund 38.9 Tsd. der Berufsgruppe “Büro und Sekretariat” und rund 28,5 Tsd. der Berufsgruppe “Werbung und Marketing” zugehörig.
Beide Berufsgruppen zusammen machen gerade mal 2,9 % aller Solo-Selbstständigen und 1,6 % aller selbstständigen Erwerbstätigen aus. Die Solo-Selbstständigen in diesen zwei Berufsgruppen bilden also nur einen winzigen Teil aller Selbstständigen in Deutschland.
Warum das jetzt für die VA relevant sein soll?
Ich stelle die Behauptung auf, dass die meisten Virtuellen Assistenten durch ihre Gewerbeanmeldung unter einer dieser zwei Berufsgruppen fallen und sich vermutlich sogar eher in der Berufsgruppe “Büro und Sekretariat” tummeln.
Hierfür gibt es natürlich keine offiziellen Angaben, aber auf Grundlage meiner Vermutung stelle ich die folgende These auf:
Die Virtuellen Assistenten machen weniger als 1,6 % aller Solo-Selbstständigen und weniger als 2,9 % aller selbstständigen Erwerbstätigen in der BRD aus.
Da ich leider keine weiteren Studien zu dieser Thematik finden konnte, kann auch ich an dieser Stelle keine weiteren Zahlen liefern. Den Forschungsbericht kannst du dir hier aber selbst einmal durchlesen.
Wer sind die Kunden einer Virtuellen Assistentin
Wie die Virtuelle Assistentin selbst aus jedem Bereich stammen kann, können auch ihre Kunden in den unterschiedlichsten Bereichen und Branchen tätig sein.
Sie können andere Solo- oder Entrepreneure sein, ein Start-Up oder ein kleines oder mittelständisches Unternehmen. Es können aber auch Privatpersonen sein, Vereine oder andere Virtuelle Assistenten.
Je nachdem, worin der Kunde eine Unterstützung benötigt, kann die Zusammenarbeit einmalig, projektbezogen oder auch langfristig sein.
Wie erfolgt eine virtuelle Zusammenarbeit?
Wie erwähnt findet die Zusammenarbeit zwischen der VA und dem Kunden im virtuellen Raum statt. Daher ist sie weder an einen bestimmten Ort, noch an eine bestimmte Zeitzone gebunden. Für die Zusammenarbeit wird im Grunde nur ein Computer oder Laptop sowie eine stabile Internetverbindung benötigt.
Damit eine Kommunikation und Zusammenarbeit funktioniert, kommen folgende Tools zum Einsatz:
Tools für die Kommunikation
Im ersten Kontakt wird oft via E-Mail, Facebook-Messenger, Direct Message auf Instagram oder auch LinkedIn kommuniziert.
Für den langfristigen Informationsaustausch sollte jedoch auf ein entsprechendes Kommunikationstool wie z. B. Microsoft Teams oder Slack gewechselt werden. Mit diesen Kommunikationstools können sowohl Text- und Sprachnachrichten aber auch Dokumente und Videos versendet werden. Für den eigentlichen Dokumentenaustausch empfehle ich aber die Nutzung von digitale Arbeitsräume wie Google Drive, Dropbox oder Adobe Creative Cloud. Hier können eine entsprechende Dokumentenstruktur angelegt werden und alle relevanten Dateien hinterlegt werden.
Ich persönlich nutze Google Drive, da es mir einfach viele Möglichkeiten bietet. Eine wäre z. B. das direkte Erstellen einer Ordnerstruktur oder Textdatei. Aber auch die Erteilung von Berechtigungen für einzelne Dokumente oder ganze Ordner.
Tools für das Projektmanagement
Bei einer langfristigen Zusammenarbeit oder auch größeren Projekten ist die Nutzung eines Projektmanagement Tools empfehlenswert. Ein solches Tool bietet dir die Möglichkeit, anfallende Aufgaben zu dokumentieren und eine gute Übersicht zu erstellen.
Mit dem Tool erstellst du dir to-do-Listen, wobei du die Möglichkeit hast, bei jeder Aufgabe eine Checkliste, Deadline, Verantwortlichkeit oder auch Kommentare zu hinterlegen. Außerdem hast du die Möglichkeit, verschiedenen Projekt Boards miteinander zu verknüpfen und dir so einen Redaktionsplan zu erstellen.
Als Virtuelle Assistentin arbeite ich am liebsten mit Asana. Alternativ arbeite ich aber auch mit Trello, was ähnlich aufgebaut ist.
Passwortmanager
Je nachdem, welche Tätigkeiten durch die VA übernommen werden, muss sie evtl. Zugriffe und Berechtigungen, also Passwörter, erhalten. An dieser Stelle ist es empfehlenswert einen Passwortmanager zu nutzen.
Dies ist sowohl für den Kunden als auch für die VA von Vorteil. Auf der einen Seite hat der Kunde die Möglichkeit, seiner VA die entsprechenden Zugänge und Berechtigungen auf einer sicheren Plattform zu erteilen und muss diese nicht schriftlich über E-Mail preisgeben.
Auf der anderen Seite kann die VA über den Passwortmanager auf die Passwörter ihrer verschiedenen Kunden zugreifen und muss diese nicht auf ihrem Computer abspeichern oder handschriftlich notieren.
Ich persönlich arbeite hier mit dem Passwortmanager LastPass, mit dem ich sehr zufrieden bin.
Hinweis zum Datenschutz
Als Unternehmer und/oder Selbstständiger solltest du immer die DSGVO und somit den Datenschutz deiner Kunden im Hinterkopf haben. Gerade in der digitalen Zusammenarbeit solltest du dir also gründlich überlegen, welche Tools du für den Daten- und Dokumentenaustausch nutzen möchtest und diese auch in deiner Datenschutzerklärung hinterlegen!
Schlusswort
Ich hoffe mit diesem Artikel konnte ich dir Klarheit über den Beruf der Virtuellen Assistentin und die aktuelle Marktentwicklung geben. Dir aufzeigen, wer als Kunde in Frage kommt, wie eine gemeinsame Zusammenarbeit aussehen kann und welche Tools du für die Zusammenarbeit nutzen solltest.
Im nächsten Blogartikel wird es unter anderem um die Vorteile gehen, die du durch die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin haben kannst.
Bis dahin lass mir gerne ein Kommentar da und verrate mir, wie du diesen Artikel findest.
